定的工作计划总做不完？3招帮你提高工作效率

你是不是也喜欢在工作前写下当天的计划？
公司销售部女同事小丁就是这样，她每天都会在待办清单上罗列一长串计划，从来不分主次，比如昨天她列的计划是开会、回邮件、整理资料、电话回访客户、收拾办公室、新签合同总结报告。最重要的计划，她竟然放在了最后。
而且，小丁是个热心肠的人，每次同事有求于她，她都不好意拒绝，所以帮助同事这一块也占据了她大部分的工作时间，导致她经常忙忙碌碌就到下班时间了，自己的工作只完成一小部分。
所以，小丁感到很沮丧，也很困惑，为什么大家每天都是24小时，别人就能很容易完成自己的计划，而她的效率却这么低，工作计划总是完不成。
其实，工作计划完成不了，这种情况大多数人都曾有过的。之所以会这样，是因为我们没有规划好自己的工作。
我在《最重要的事，只有一件》这本书中找到解决方法，作者结合自己的亲身经历，用生动简洁的语言，阐述了提高工作效率的方法。
今天，我从中挑选了3个方法分享给你，希望能帮你有效推进工作。

一、利用倒推法，对工作计划进行优先排序
工作中，我们习惯做工作计划，目的是让自己的工作变得更有效率，但作者认为在待办清单上列的计划如果太多的话，也会影响我们的工作效率，一方面的原因是工作计划列的太多，会让我们抓不到工作重点，另一方面的原因是那些靠前的工作计划，大多都是我们先想到的工作事项，并不一定重要。
所以，想要提高工作效率，在列工作计划时我们需要注意以下两点。
1、用二八法则，精简工作计划
“每天工作计划这么多，要先做哪一件呢？”
大家在工作中是否也遇过这种不知从何下手的情况呢？
作者提醒我们，这是因为我们在做工作计划时没有考虑重点事项。
工作计划没有重点，如果看心情选择，这样工作效率自然不高。
为避免发生这种情况，作者建议我们精简工作计划，优先执行重要的工作。
可以借用二八法则来精简我们的工作计划。这个法则是意大利经济学家帕累托发现的，他认为在任何一组事物中，最重要的只占其中一小部分，也就是大约20%左右，其余占80%左右。
例如，工作中你的大客户往往是占少数的，但他们带来的利润往往是会比其他大部分的客户要多。
同理，我们的工作计划中，重要的事情一定是占少数的，抓住重点把它选出来，工作效率就会大大提高。

2、精简的关键是找出当下最重要的事情
“但我总觉得每件事情都重要，要怎么精简出那占少数而又重要的20%？”
也许看到这里，大家会这样问。
作者认为，重要的事情有很多，但一定有一件是最重要的，精简的关键是找出工作计划上最重要的一件事。
作者为我们提供了自己的一个方法——倒推法。
倒推法指的是根据自己之前定的目标，一步步倒推出现在最重要的一件事情。
假设你是市场部员工，这个月的目标是建立市场部400个客户的信息数据库。
从这个月目标出发，你可以推出自己这一周的工作计划就是采集100个客户的信息分类整理好并输入到市场部信息数据库里。
然后从这个周计划出发，你可以推出自己今天最重要的一件事就是采集20个客户的信息并把整理好的信息输入数据库。
当下，你最重要的一件事就是完成20个客户的信息采集及输入信息数据库这个工作计划。
只要找出今天最重要一件事情，先把它做完，你会发现剩下的工作计划都会有效开展，目标也会达到。
所以提高工作效率的第一招是精简你的工作计划，找出你最重要的一件事情。

二、妥善分配工作时间
我们很多人工作时都喜欢先做些轻松的、专注度要求不那么高的事情，想着等自己进入工作状态再开始最重要的工作。
这样做或许也有道理，但问题是这会消耗掉我们不少的精力，我们的时间也很有可能会变得不够充裕，以致于没有时间完成最重要的工作。
这种做法，作者看来是心理学上的“规划谬误”造成的。所谓“规划谬误”，指的是人往往会太过于乐观，低估完成工作所需要时间。这就容易导致我们的工作效率变低下。因为人的精力就像手机电量指示条一样，越到后面越不足，而且，有科学证明，人的精力最佳时段是早上。
所以，作者认为妥善分配工作时间是非常重要的。最重要的工作，他建议我们应该把它放在早上执行，其它不重要或者非紧急的计划放在下午做。
比如文章开头我们说的小丁同事，写报告会花费比较多的时间和精力，所以她可以在早上专注写报告，其他像回邮件、收拾办公室、电话回访客户等不太要求整块时间，可以放在下午，这样的安排就比较合理了。
所以提高工作效率的第二招就是，最重要的事情要放在精力最充沛的早上去优先执行。

三、排除干扰学会说不
其实，把最重要的事情安排在精力最充沛时段并不难，难的是要维护这个时间段，因为我们会遇到种种干扰，它们会分散我们的精力，让我们无法按照计划完成目标。所以提高工作效率的第三招就是排除干扰，学会说“不”。
1、排除来自外界的干扰
职场的工作环境决定了外界的干扰是必然有的，因为我们不是单打独斗。我们既需要依赖团队，必要时也需排除来自团队的干扰。就像小丁同事工作效率不高，很大一个问题是同事的求助占据了她太多的时间。
其实，她是想拒绝的，但又怕得罪人，所以只能硬扛。但是，对别人说是，就是对自己的工作说不，每多一份工作，自己的精力与时间就多消耗一分。
其实，小丁同事可以换一个方式说不。多用问句：我现在有点事，可以晚点给数据你吗？如果是来自上司的要求，也可以这样回答：好的，我可以在XX点前完成吗？
这是提供一个解决的方案给对方，既避免了直接拒绝的尴尬，又维护了自己的时间段不被打扰。

2、排除来自内部的干扰
干扰只是来自于外界吗？不是，自己也会干扰自己。手机、零食、饮料等等都会令自己分心。还有自己电脑上的浏览器、弹窗信息、即时通信软件等等都让自己工作效率变低。这种干扰如何排除？
作者提供了一个"三英尺定律”。三英尺就是伸出一只胳膊，从脖子到指尖大概三英尺（将近1米）这个范围内，随手可得的东西都要与自己优先事项有关，而无关的东西都在三英尺之外。例如咖啡、零食甚至手机。
这就像划定一个绿灯区域与红灯区域与一样，一切会令你分心的东西都要放在红灯禁行区域。另外，你还可以把手机设置勿扰模式，关掉浏览器，不登陆即时通信，因为如果别人实在有什么紧要的事情，是可以通过办公电话联系到你的。

综上所述，想要高效率完成计划，你可以这样做：
1.精简工作计划，最重要的事情优先排执行。
2.妥善安排时间，预留一定时间给优先事项，而且最好是精力最好的时间段
3.排除内部与外部干扰，专心完成最重要的事
希望《最重要的事情，只有一件》书中这三招，能对你有所启发，帮助你有序开展工作，提高工作效率，不再沮丧困惑。
江湖夜读：好吃、爱猫，喜欢摄影、痴迷红学，想把生活过得有趣的人
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