公司文档管理制度

文档管理制度
文件编号：CF-YXCLGLZD-1.0
文件页数：3页（含首页）
文件密级：■秘密 ¨一般
阅读等级：■A 级：全体员工 ¨B 级：部门负责人（含）以上员工
□C 级：CEO（含）以上员工 □D 级：其他
版本号：1.0版
起草：人事行政部
签发：总经理
实施日期：2021 年10月

一、目的
为加强公司文件、档案管理，增强文件、档案安全性和保密性，规范公司文件、档案格式，统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。
二、格式的规范
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要做到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后发送，不得手写。
三、文档分类管理
公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类，如下：
1、行政类
1）公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；
2）机要文件:股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；
3）公司的宣传材料、简介、刊物等；
4）公司人事档案，各项人事记录；
5）行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
2、技术类
1）技术文档/产品代码/产品研发测试过程文档和记录；
2）技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考、学习资料。
3、商务类
1）非经营协议：公司之间合作、协作协议；
2）经营合同：用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同及合同执行过程记录等；客户档案，以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。
4、项目文档
从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。
四、文档编号规则
1、常规文件编号规则：
公司名称缩写（CF） 科目名称 具体类别 年份 顺序号（3位）
如：公司行政管理会议纪要一份：CF-AM-会议纪要-2021-005
2、项目文档编号规则：
项目编号 具体类别 顺序号（3位）
如：**项目沟通会议纪要一份：20211009-XS-沟通会议纪要-003
3、公司运营管控文档编号规则：
公司名称缩写 科目 顺序号（3位） 版本号
如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所属科目-人力资源管理，“005”代表序号，“1.0”代表版本号。

五、本规定自制定之日起执行，人事行政部负责修订和解释。